O eSocial unificou o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas aos empregados — e também unificou as multas quando algo é enviado errado ou fora do prazo. Para pequenas empresas sem departamento pessoal dedicado, os erros mais comuns costumam ser silenciosos até a notificação chegar.
Admissão enviada fora do prazo
O evento de admissão (S-2200) precisa ser enviado antes do início das atividades do funcionário — não no mesmo dia, não no dia seguinte. Empresas que só formalizam a contratação depois que o funcionário já começou a trabalhar estão sujeitas a multa por atraso, que pode variar conforme o número de empregados não registrados corretamente.
Afastamentos não informados
Atestados médicos, licenças e afastamentos por acidente de trabalho precisam ser lançados no eSocial dentro do prazo — geralmente até o dia 15 do mês seguinte ao afastamento. Deixar de informar um afastamento pode gerar inconsistência no cálculo do FGTS, da folha e até no acesso do funcionário a benefícios do INSS.
Verbas rescisórias calculadas incorretamente
O desligamento é o momento com maior volume de erros: aviso prévio, saldo de salário, férias proporcionais, 13º proporcional e multa do FGTS precisam ser calculados com precisão e informados dentro do prazo legal (10 dias corridos a partir do término do contrato, na maioria dos casos). Erros aqui não geram apenas multa administrativa — podem gerar reclamação trabalhista.
Como evitar
A prevenção começa com um calendário de obrigações bem definido e a centralização de todos os eventos (admissão, afastamento, férias, rescisão) em um único responsável ou sistema. Empresas que terceirizam o departamento pessoal para um escritório de contabilidade eliminam praticamente todo o risco de multa por atraso, já que os prazos passam a ser monitorados por quem lida com eles todos os dias.