Escolher o regime tributário errado é uma das formas mais comuns — e mais caras — de uma empresa pagar imposto além do necessário. A diferença entre Simples Nacional e Lucro Presumido não é apenas sobre alíquota: é sobre como sua empresa fatura, quanto ela gasta e qual a margem de lucro real.
Como funciona cada regime
No Simples Nacional, todos os tributos federais, estaduais e municipais são recolhidos em uma única guia (o DAS), com alíquota progressiva conforme o faturamento acumulado nos últimos 12 meses. É o regime mais simples de administrar, mas nem sempre o mais barato — principalmente para empresas com margens de lucro altas e poucos funcionários.
Já o Lucro Presumido parte de uma margem de lucro presumida pela Receita Federal (que varia por atividade, geralmente entre 8% e 32%) para calcular IRPJ e CSLL, além de PIS, COFINS, ISS e ICMS apurados separadamente. É mais burocrático, mas pode ser mais vantajoso para empresas com margem de lucro real acima da presumida.
Quando vale a pena migrar
Como regra geral, empresas de serviços com folha de pagamento baixa e margem de lucro elevada tendem a pagar menos no Lucro Presumido a partir de certo faturamento — especialmente quando o Simples Nacional empurra a empresa para um anexo com alíquota mais alta devido ao chamado "Fator R" (relação entre folha de pagamento e receita).
Por outro lado, empresas comerciais ou industriais com margens mais estreitas normalmente se beneficiam da simplicidade e da alíquota mais baixa do Simples, pelo menos até os primeiros patamares de faturamento.
O que fazer antes de decidir
Não existe resposta genérica. Antes de trocar de regime, simulamos os dois cenários com os números reais da empresa: faturamento projetado, folha de pagamento, despesas dedutíveis e margem de lucro efetiva. Só assim é possível dizer, em reais, qual regime custa menos ao longo do ano — e não apenas qual "parece" mais simples.
A troca de regime só pode ser feita no início do ano-calendário (ou na abertura da empresa), então o planejamento precisa ser feito com antecedência, geralmente entre outubro e dezembro do ano anterior.